Mettre en place télétravail - Emploi télétravail

Télétravail : 7 conditions pour réussir le virage

Gain d’espace et diminution du loyer, rétention de personnel, meilleure image de marque, optimisation de la productivité, équilibre des employés… Les raisons qui poussent une entreprise à opter pour le télétravail sont variées. Vous avez décidé de suivre la vague et d’implanter une politique de télétravail dans votre organisation? Voici 7 facteurs de succès.

1. Obtenir l’aval de la haute direction

Vouloir instaurer des mesures de télétravail est une chose. En faire un projet organisationnel capable de faire évoluer la culture de votre entreprise en est une autre. Pour que votre projet de télétravail jouisse de la crédibilité nécessaire auprès des gestionnaires et des employés, vous devez obtenir l’appui de la haute direction. Sans cette condition, point de salut! Si vous constatez que vos grands patrons ne sont pas convaincus, vous avez avantage à leur demander d’exprimer les raisons de leurs réticences. Vous serez ensuite en mesure de peaufiner le projet.

2. Une analyse objective du contexte

Avant de vous lancer dans l’élaboration d’un vaste projet, une analyse du contexte dans lequel l’entreprise évolue est nécessaire. Avant de trop vous investir, mieux vaut évaluer la faisabilité du projet. Objectifs, responsables de projet, ressources disponibles, types de postes visés, pratiques de gestion, coûts à envisager… Vous devez réfléchir aux écueils possibles et trouver des solutions au besoin.

3. Un porteur de projet

L’idéal est de constituer un comité de projet qui se composera d’un représentant de chaque unité d’affaires concernée. Par exemple :

  • Un représentant des ressources humaines, qui pourrait déterminer les objectifs à atteindre et les problèmes à résoudre en mettant en place une politique de télétravail. Il lui reviendrait également à mener les actions nécessaires pour bien informer les employés concernés, à concevoir des outils de communication, à rédiger la politique de télétravail et à la réviser au besoin, etc. Le représentant des ressources humaines pourrait également être désigné comme porteur de dossier auprès de la haute direction et s’assurer que les efforts de tous soient coordonnés.
  • Un représentant des services informatiques, responsable de collaborer à l’établissement de la politique, notamment en ce qui concerne les questions de sécurité. Ce responsable serait le mieux placé pour définir les besoins en infrastructures et en équipements pour instaurer des mesures de travail à distance. Il pourrait aussi mettre en place une forme de soutien technique pour les employés en télétravail.
  • Des gestionnaires des services où des employés sont susceptibles d’opter pour le télétravail. Ils pourront partager leur vision des modalités de fonctionnement et d’organisation du travail, faire part de leurs réserves et participer à l’élaboration des dispositions de la politique au regard de leurs besoins ou de leurs préoccupations.
  • Des représentants des employés, qui participeront eux aussi à l’élaboration de la politique en fonction de leur vision et de leurs réserves. Ils veilleront aussi à s’assurer du respect des droits des employés.

Des représentants d’autres secteurs pourraient également être sollicités afin qu’ils contribuent à définir les modalités selon lesquelles le projet devrait se concrétiser, notamment :

  • Les services juridiques de l’entreprise, qui pourraient conseiller le comité au regard des lois et de la fiscalité ainsi que des questions d’assurances.
  • Le service des finances, pour les questions de budget.

4. Des objectifs clairs

Pourquoi votre entreprise souhaite-t-elle se tourner vers le télétravail? Il est important d’établir des objectifs dès le départ. D’une part, vous vous assurerez ainsi de cibler les mesures les plus appropriées et de rédiger une politique claire. D’autre part, vous pourrez mieux mesurer les retombées de votre programme. Par exemple, vous pourriez formuler les objectifs suivants :

  • Attirer de la main-d’œuvre compétente en rehaussant l’image de l’entreprise.
  • Favoriser la satisfaction des employés en ce qui a trait à la conciliation travail-vie personnelle et, ainsi, améliorer la rétention des travailleurs.
  • Optimiser le temps de travail en réduisant le temps de déplacement.
  • Réduire les coûts liés au loyer en réduisant l’espace occupé par les équipes de travail.

Bref, les objectifs vont de pair avec vos préoccupations et les problèmes que vous souhaitez enrayer avec la mise en place de mesures de télétravail.

5. Une solide stratégie de gestion du changement

Tout au long de l’élaboration du projet, pensez aux personnes chez lesquelles il y aura nécessairement des répercussions. Qui pourra télétravailler? Qui ne pourra pas? Sur quels critères les employés autorisés à travailler à distance seront-ils sélectionnés? Quelles répercussions ces nouveaux modes de travail auront-ils sur eux? Sur leurs collègues? Sur les processus? Attendez-vous, dans certains secteurs, à des insatisfactions : tous les emplois ne se prêtent pas au télétravail et tous les employés ne sont pas faits pour cette formule.

Mieux vous communiquerez, meilleure sera la compréhension de vos objectifs. Plus les principaux employés concernés participeront à la démarche, plus vous aurez des chances de faire accepter le projet. Le piège, dans un tel projet, est de tout prévoir sur le plan technologique sans s’attarder aux effets que le changement apportera dans le quotidien des gens.

6. Une politique de télétravail claire et une entente écrite

L’application de mesures de télétravail devrait être encadrée par une politique claire. Qui est admissible au télétravail? À quelle fréquence? À temps plein ou à temps partiel? Qui fournit quels équipements? Quel est l’horaire de travail? Une entente écrite et signée par l’employé et un représentant de l’employeur est également importante, notamment pour que tous soient au diapason en ce qui concerne les questions de disponibilité, d’horaires de travail, de communication entre les employés, de sécurité des renseignements, d’équipements, etc.

7. Un projet pilote et la possibilité de corriger le tir

En tentant l’expérience avec un groupe restreint d’employés, vous pourrez éprouver votre politique et vos documents d’entente et serez mieux en mesure de rectifier le tir, au besoin, afin de vous assurer d’avoir couvert l’ensemble des cas de figure susceptibles de survenir. Du côté de Techno Compétences, on suggère une période de 6 à 12 mois.

Vous pourriez l’offrir sur une base volontaire en indiquant clairement les critères sur lesquels repose votre choix : possibilité d’aménager un espace réservé au travail au domicile, motivations, aptitudes, capacité à gérer les problèmes, etc.

Vous pourriez aussi solliciter les gestionnaires des secteurs concernés afin qu’ils dressent une liste des fonctions qui s’y prêtent et des employés susceptibles de vouloir en faire l’essai. À la suite de ce projet pilote, n’oubliez surtout pas d’évaluer les résultats et d’apporter les correctifs nécessaires. Si l’expérience est prometteuse, vous saurez s’il convient ensuite d’étendre les mesures plus largement dans l’organisation.

Nouveau phénomène, nouvelles questions

Évidemment, comme tout changement profond dans la société, le télétravail vient avec son lot de nouveaux questionnements. Entre autres, il y a la question des heures de travail qui, dans bien des cas, se prolongeront. Sous le coup de la pression, des objectifs à atteindre et de la recherche de performance, plusieurs employés finissent par prolonger son temps de travail de façon indue. Plusieurs études mentionnés dans cet article ont mis le doigt sur ces effets pervers.

Récemment, la France a introduit, dans la Loi du travail, la notion de « droit à la déconnexion » afin d’obliger les employeurs à s’imposer des limites pour permettre à leurs travailleurs de décrocher. S’il est trop tôt pour dire si cette mesure aura porté ses fruits, on peut néanmoins, en tant que gestionnaire, faire preuve de gros bon sens et inciter les employés soupçonnés de faire du zèle ou sur qui pèse davantage de pression, à décrocher.

Télétravail, Web Jobs Québec